Buchhaltung selbst erledigen – kann das gelingen?

Die Buchführung ist für viele Unternehmer eine unliebsame Aufgabe, nimmt sie doch relativ viel Zeit in Anspruch. Oft ist eine selbstständige Erledigung zudem mit der Angst verbunden, Fehler machen zu können, weil bestimmte rechtliche Vorschriften vielleicht nicht bekannt sind. Gerne wird sie deshalb an einen spezialisierten Buchhalter oder einen Steuerberater abgegeben. Gerade kleinere Unternehmen sowie Start-ups verfügen aber oft über ein nur geringfügiges Budget. Ihnen bleibt dann meist gar nichts anderes übrig, als diese Tätigkeit in die eigenen Hände zu nehmen. Und das ist gar nicht so schwer, wenn man weiß, wie. Dann ergeben sich daraus auch jede Menge Vorteile.

Mit diesen Tipps und Tricks kann die selbstständige Buchführung gelingen

Jeden Beleg aufbewahren

Im Rahmen der Buchhaltung müssen alle Geschäftsvorfälle innerhalb eines Unternehmens gebucht werden. Dabei gilt die Faustregel: Für jede Buchung muss ein entsprechender Beleg vorhanden sein. Einen solchen muss man dem Finanzamt auf Nachfrage auch vorzeigen können. Denn für Rechnungen, egal ob Eingangs-, Ausgangs- oder Abschlagsrechnungen gibt es eine Aufbewahrungspflicht, die mit bestimmten Fristen verbunden ist.

System anlegen

Es empfiehlt sich, die Belege nach einem bestimmten System anzulegen und so aufzubewahren. Das sorgt für einen guten Überblick über die Geschäftseinnahmen und –ausgaben. Einzelne Dokumente sind dann schnell wiederzufinden. Das spart Zeit und unnötigen Stress beispielsweise wenn es um die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) geht oder wenn es zu einer Steuerprüfung kommt. Eingangs- und Ausgangsrechnungen können beispielsweise getrennt voneinander in einem Ordner aufbewahrt sowie chronologisch nach Datum sortiert werden.

Mit Hilfsmitteln Unterstützung holen

Viele Unternehmer würden die Buchhaltung prinzipiell gerne selbst erledigen, scheuen jedoch den zeitlichen Aufwand und sorgen sich, aus Unwissenheit Fehler machen zu können. Eine spezielle Buchhaltungssoftware kann in diesem Fall für Abhilfe sorgen. Warum hilft die Software bei der Buchhaltung?

• Die relevanten Daten können hier in vorgefertigte Masken eingefügt werden. So unterstützt die Software beispielsweise beim Erstellen rechtskonformer Rechnungen oder der EÜR.
• Das Programm weist den Nutzer in der Regel auf fehlerhafte Eingaben hin.
• Regelmäßige automatische Updates sorgen außerdem dafür, dass die Software immer auf dem aktuellen Gesetzesstand ist.
• Sie ermöglicht eine effiziente Arbeitsweise: Über ELSTER- und DATEV-Schnittstellen lassen sich sämtliche Daten direkt an das Finanzamt oder einen möglichen Steuerberater übermitteln. Aus den eingegebenen Daten generiert das Programm die EÜR oder den Jahresabschluss automatisch. Mit ihr lassen sich außerdem beispielsweise Serienrechnungen erstellen, wodurch wiederkehrende Aufträge besonders schnell und einfach zu bearbeiten sind.

Buchhaltung selber machen oder outsourcen – was sind die Vor- und Nachteile?

Buchhaltung selber machen

• Man spart sich die finanziellen Ausgaben für den Steuerberater oder Buchhalter.
• Man behält als Unternehmer selbst den Überblick über relevante Zahlen und die Finanzen.
• Wer sich selbst damit beschäftigt lernt dazu und baut sein buchhalterisches Fachwissen auf.
• Man hat jederzeit Zugriff auf sämtliche Daten. Die Unterlagen verbleiben im eigenen Unternehmen und müssen nicht an Dritte weitergereicht werden.

• Die selbstständige Erledigung ist mit zeitlichem Mehraufwand verbunden.
• Das Einarbeiten in rechtliche Bestimmungen kostet Zeit und Geld, beispielsweise durch das Anschaffen von Fachliteratur.

Buchhaltung an einen Steuerberater oder Buchhalter abgeben

• Man muss selbst keine Zeit dafür aufwenden und kann diese in das Kerngeschäft investieren.
• Der interne Arbeitsaufwand kann reduziert werden.
• Steuerberater oder Buchhalter sind Fachmänner auf ihrem Gebiet. Man kann sich darauf verlassen, dass die Buchhaltung durch sie rechtskonform durchgeführt wird.

• Unternehmensdaten müssen an Dritte weitergegeben werden.
• Wer einen Buchhalter beauftragt benötigt in bestimmten Situationen zusätzlich einen Steuerberater, bspw. für den Jahresabschluss.

Ob man die Buchhaltung selbst erledigt oder auslagert, muss letztlich jeder Unternehmer für sich selbst entscheiden. Vor allem Start- ups und kleine Unternehmen tendieren gerne dazu, diese Tätigkeit selbst zu erledigen, in erster Linie um auf diese Weise Kosten zu sparen – was mit einigen Tipps und Tricks und den richtigen Hilfsmitteln grundsätzlich auch unerfahreneren Unternehmern sowie Existenzgründern durchaus gelingen kann.